Gobierno


Secretaría de Planeación y Finanzas de Baja California


La instalación y puesta en marcha de un repositorio permitió de mejor forma el cumplimiento con las normatividades requeridas, una mayor facilidad en el uso y la administración de los documentos; adicional a estos beneficios hay varios elementos para dimensionar un retorno de inversión, podemos citar que usando el visualizador web el proceso de auditoría ha sido más ágil, en línea y sin importar la distancia lo cual ha generado importantes ahorros a la secretaría.

Se modernizó el flujo, archivo y acceso de documentos de: Archivo Central de la cuenta pública y la Dirección de Auditoría Fiscal.

Proyecto ganador del premio IMDA 2008 (Antes Innova) entregado en las manos del C. Gobernador de BC Lic. Eugenio Elorduy W.


Registro Público de la Propiedad de Baja California


Implementación y puesta a punto de un repositorio para la administración de todos los expedientes concernientes a la dependencia. Consolidación del archivo estatal, automatización de la aportación remota de documentos, consultas en línea de cualquier parte del estado. Desarrollo de manuales de operación (Deber Ser) que mejoraron los procesos concernientes al manejo de documentos.


Secretaría de Fomento Agropecuario de Baja California


Digitalización y clasificación del archivo de Marcas de Herrar y Señales de Sangre.


DIF Baja California


Digitalización y clasificación de documentos contables.


Catastro Ensenada


Modernización de los expedientes catastrales, para este tema se requirió la digitalización de más de 3.5 millones de documentos. Asimismo se manualizaron todos los procesos relacionados al uso del papel en el día a día.

Los beneficios fueron notables: a) Acceso inmediato a los documentos, redundando en un mejor servicio a la comunidad y bajando costos de operación, b) Minimización de errores, c) De forma natural hay un plan de contingencia contra eventualidades mayores, esto garantiza la continuidad del negocio.


COFETEL


Análisis de procedimientos y flujo documental.

Definición de las reglas de operación.


Seguro Popular de Baja California


Análisis de procedimientos y flujo documental.

Digitalización de los expedientes de los afiliados al Seguro Popular. Más de 1’200,000 documentos fueron digitalizados, clasificados y almacenados en un repositorio para llevar el correcto control de los expedientes de los afiliados.

Asimismo se capacitó a la institución para llevar a cabo la aportación de documentos día a día.



Iniciativa Privada


AFYSAG


El área de Fianzas tiene un manejo importante de papel. Los expedientes de solvencia son conformados por una gran cantidad de documentos además de que se toma demasiado tiempo hacer el análisis de los mismos. Esta empresa es la mayor productora de Fianzas Monterrey en las siguientes entidades: BC, BCS y SON.

Al mismo tiempo, al mudarse a su nueva oficina, decidieron construir una bodega de 40 m2 para almacenar todos los documentos. Propusimos nuestras soluciones y servicios, así tendrán un ahorro en la construcción de un espacio ocioso.

La solución fue instalar un sistema LaserFiche con un scanner Kodak, se ahorraron la bodega y han ahorrado mucho tiempo en los análisis y administración de los documentos de solvencia.

A la fecha se ha obtenido un beneficio adicional, las auditorías por parte de las empresas de fianzas se efectúan en minutos en lugar de días.

Han cumplido a cabalidad con la regulación del artículo 140 de la ley de General de Instituciones y Sociedades Mutualistas de Seguros. Más de 500 mil páginas útiles conforma su acervo documental.


Corral Asociados


La administración de las pólizas de seguros y fianzas como documento se convierte día a día en un reto, esto se debe a que se genera más y más papel, el espacio limitado y el sentido de urgencia del cliente es una constante.

De inmediato se implementó el sistema Laserfiche, se asesoró, capacitó a a la organización y se automatizó el día a día. A la fecha, todas las pólizas y expedientes de solvencia de clientes están en línea.


Duprat y Asociados


La administración de las pólizas de seguros y fianzas como documento se convierte día a día en un reto, esto se debe a que se genera más y más papel, el espacio limitado y el sentido de urgencia del cliente es una constante.

De inmediato se implementó el sistema Laserfiche, se asesoró, capacitó a a la organización y se automatizó el día a día. A la fecha, todas las pólizas y expedientes de solvencia de clientes están en línea.


Fisher Paykel


Mediante la implementación de la plataforma de administración documental Laserfiche se da visibilidad de todas las órdenes de producción y expedientes de recursos humanos a las plantas en Nueva Zelanda, USA y México.

Se atendieron distintos requerimientos:

  1. - Conexión a SharePoint.
  2. - Implementar línea de digitalización y clasificación en sitio.
  3. - Clasificación automática.
  4. - Automatización de procesos (workflow).


Notaría 9 - Mexicali BC


Implementación y puesta a punto de un repositorio para la administración de todos los expedientes así como de una metodología de trabajo que garantice los siguientes 4 ejes de acción: Medir, Controlar, Procesos estandarizados y No perder documentos.

Al final del proceso de implementación, todos los trámites que entran en la notaría se controlan mediante un flujo establecido, todo en formato digital, basados en una regla definida de negocios.

Cada miembro de la notaria tiene sus manuales de puesto y procedimiento.

El RPPyC de BC seleccionó a esta notaría para que sea la primera en hacer las inscripciones remotas de trámites.



Otros


Universidad Autónoma de Chihuahua


El Sistema Universitario de Bibliotecas Académicas de la UACH tiene la misión de conservar y disponer a los usuarios una serie de documentos que datan desde el siglo XV, de valor incalculable.

El uso de este material requiere de gran cuidado, su factor de vida se puede ver disminuido al usarlos manualmente. Actualmente los especialistas de la biblioteca están digitalizando este acervo en un scanner especial para libros y aportan diariamente en el repositorio.

Los procesos de consulta ahora serán el línea sin limitaciones de horario, asegurando la preservación adecuada de los originales y con la oportunidad de hacerlo con mayor rapidez y precisión. Cumpliendo en todo momento con las normatividades de clasificación de este tipo de material.


Cruz Roja de Tijuana


Implementación y puesta a punto de un repositorio para la administración de los documentos de los pacientes ingresados.